Информационные технологии отвоевывают себе все больше пространства, они упрощают работу человека, делая его жизнь более комфортной. Проникают они и в бизнес процессы, автоматизируя их и позволяя стандартизировать большинство операций.
Что такое автоматизация бизнес процессов
Бизнес-процессы включают в себя не один этап, а целую череду операций, выполнение которых подчиняется определенной логике. При автоматизации стереотипные задачи и операции переходят под управление специальной информационной системы.
В результате человеку нет необходимости заниматься данными моментами и у него освобождается время на более сложные или творческие операции. Это приводит к повышению производительности труда и эффективность бизнес-процесса.
Кроме того, автоматизированные системы имеют более стабильные характеристики, поскольку не подвержены воздействию внешних факторов и всегда выполняют задачу в ровном режиме. Это значительно упрощает процесс руководства компанией и принятия стратегических решенеий.
Вестись автоматизация может по двум дорогам:
- в направлении стандартизации основных процессов, что позволяет повысить доходность предпринимательской деятельности за счет роста продаж или производства;
- переведения на информационные рельсы поддерживающих операций, например, делопроизводства или финансового учета. В таком случае и влияние на производственный цикл будет косвенным за счет сокращения объемов рутинной работы.
Автоматизация применяется для решения следующих задач:
- контроля состояния компаний в любой момент времени;
- безопасного хранения информации;
- эффективной поддержки основной деятельности, оптимизации процессов учета и контроля;
- повышения качества обслуживания клиентов;
- сокращение влияния «человеческого фактора» на бизнес-процессы;
- быстрая подготовка любых документов;
- повышение эффективности работы персонала, снижение затрат времени в различных процессах.
Сервисы для автоматизации
Многие компании, начиная процесс автоматизации, делают акцент на процессах, которые сразу повлияют на выручку. В первую очередь это касается документооборота, бухгалтерского и складского учета. Эти процессы достаточно трудоемки и затратны. Однако, окупаются в течение первого года.
Среди наиболее востребованных сервисов можно представить:
- Выставить счет онлайн;
- Система TeamBridge;
- Planado.ru;
- Jacada;
- AmazingHiring;
- Marketo;
- ActiveConvervion;
- Google Analytics и другие.
Познакомиться с особенностями их работы можно в интернете, а некоторые оттуда и скачать или зарегистрироваться и вести учет онлайн. Здесь вы сможете посмотреть все онлайн-инструменты автоматизации бизнес-процессов.
Кроме того активно развиваются бесплатные системы, а также новые технологии, позволяющие работать с информацией в облегченном режиме:
- облачные технологии, позволяющие сохранять и передавать информацию между определенной группой людей;
- CRM-системы и BI-системы, дающие возможность оптимизировать маркетинговые процессы;
- Machine to Machine и другие программы межмашинного взаимодействия, сводящие роль человека к минимуму;
- механизмы обработки данных в режиме реального времени, позволяющие синхронизировать бизнес-операции.
Особенности автоматизации среднего и малого бизнеса
Особенностью малого и среднего бизнеса является недостаток финансирования. Поэтому компании не могут прибегнуть к крупномасштабным изменениям, позволяющим внедрить полное автоматизирование процессов ведения бизнеса. Да и отвечает за него обычно 1-3 человека. Полностью заменить их невозможно.
Поэтому чаще предприятия прибегают к более дешевым и ограниченным в возможностях сервисам, которые для них могут быть вполне достаточны.
В качестве таких могут выступать:
- CRM «Мегаплан», позволяющий оптимизировать трудозатраты персонала;
- Кнопка, выполняющий большую часть работы бухгалтера;
- Правовед, помогающий экономить на услугах юриста;
- Logaster, графический редактор, способный заменить дизайнера;
- 1С-UMI – конструктор сайтов, воспользовавшись которым любой может создать свой собственный сайт и поддерживать его работу;
- Semrush, обрабатывающий информацию по заданным параметрам и тем самым дающий возможность проанализировать состояние рынка и достижения конкурентов и другие.
Уровни автоматизации
В зависимости от вовлеченности информации и объема выполняемых задач автоматизацию бизнес-процессов подразделяют на три уровня:
- Нижний, включает автоматизацию процессов регулярно исполняющихся в компании. Он направлен на решение оперативных задач, поддержку определенных параметров и сохранение режима работы;
- Тактический, автоматизирует процесс распределения задач между отсеками нижнего уровня, при которых связываются, например, процессы производства, управления запасами и документооборот;
- Стратегический, представляет наиболее сложный этап, включающий задачи проведения аналитики и составления прогнозов. Он используется для оптимизации работы высшего руководства организации, помогая им принять наиболее эффективные решения.
Использование автоматизированных систем – неизбежное требование времени, оно позволяет лучше ориентироваться в мире больших объемов информации и быстрых решений.