Автоматизация бизнес-процессов

business processes

Информационные технологии отвоевывают себе все больше пространства, они упрощают работу человека, делая его жизнь более комфортной. Проникают они и в бизнес процессы, автоматизируя их и позволяя стандартизировать большинство операций.

Что такое автоматизация бизнес процессов

Бизнес-процессы включают в себя не один этап, а целую череду операций, выполнение которых подчиняется определенной логике. При автоматизации стереотипные задачи и операции переходят под управление специальной информационной системы.

В результате человеку нет необходимости заниматься данными моментами и у него освобождается время на более сложные или творческие операции. Это приводит к повышению производительности труда и эффективность бизнес-процесса.

Кроме того, автоматизированные системы имеют более стабильные характеристики, поскольку не подвержены воздействию внешних факторов и всегда выполняют задачу в ровном режиме. Это значительно упрощает процесс руководства компанией и принятия стратегических решенеий.

Вестись автоматизация может по двум дорогам:

  • в направлении стандартизации основных процессов, что позволяет повысить доходность предпринимательской деятельности за счет роста продаж или производства;
  • переведения на информационные рельсы поддерживающих операций, например, делопроизводства или финансового учета. В таком случае и влияние на производственный цикл будет косвенным за счет сокращения объемов рутинной работы.

Автоматизация применяется для решения следующих задач:

  • контроля состояния компаний в любой момент времени;
  • безопасного хранения информации;
  • эффективной поддержки основной деятельности, оптимизации процессов учета и контроля;
  • повышения качества обслуживания клиентов;
  • сокращение влияния «человеческого фактора» на бизнес-процессы;
  • быстрая подготовка любых документов;
  • повышение эффективности работы персонала, снижение затрат времени в различных процессах.

Сервисы для автоматизации

Многие компании, начиная процесс автоматизации, делают акцент на процессах, которые сразу повлияют на выручку. В первую очередь это касается документооборота, бухгалтерского и складского учета. Эти процессы достаточно трудоемки и затратны. Однако, окупаются в течение первого года.

Среди наиболее востребованных сервисов можно представить:

  • Выставить счет онлайн;
  • Система TeamBridge;
  • Planado.ru;
  • Jacada;
  • AmazingHiring;
  • Marketo;
  • ActiveConvervion;
  • Google Analytics и другие.

Познакомиться с особенностями их работы можно в интернете, а некоторые оттуда и скачать или зарегистрироваться и вести учет онлайн. Здесь вы сможете посмотреть все онлайн-инструменты автоматизации бизнес-процессов.

Кроме того активно развиваются бесплатные системы, а также новые технологии, позволяющие работать с информацией в облегченном режиме:

  • облачные технологии, позволяющие сохранять и передавать информацию между определенной группой людей;
  • CRM-системы и BI-системы, дающие возможность оптимизировать маркетинговые процессы;
  • Machine to Machine и другие программы межмашинного взаимодействия, сводящие роль человека к минимуму;
  • механизмы обработки данных в режиме реального времени, позволяющие синхронизировать бизнес-операции.

Особенности автоматизации среднего и малого бизнеса

Особенностью малого и среднего бизнеса является недостаток финансирования. Поэтому компании не могут прибегнуть к крупномасштабным изменениям, позволяющим внедрить полное автоматизирование процессов ведения бизнеса. Да и отвечает за него обычно 1-3 человека. Полностью заменить их невозможно.

Поэтому чаще предприятия прибегают к более дешевым и ограниченным в возможностях сервисам, которые для них могут быть вполне достаточны.

В качестве таких могут выступать:

  • CRM «Мегаплан», позволяющий оптимизировать трудозатраты персонала;
  • Кнопка, выполняющий большую часть работы бухгалтера;
  • Правовед, помогающий экономить на услугах юриста;
  • Logaster, графический редактор, способный заменить дизайнера;
  • 1С-UMI – конструктор сайтов, воспользовавшись которым любой может создать свой собственный сайт и поддерживать его работу;
  • Semrush, обрабатывающий информацию по заданным параметрам и тем самым дающий возможность проанализировать состояние рынка и достижения конкурентов и другие.

Уровни автоматизации

В зависимости от вовлеченности информации и объема выполняемых задач автоматизацию бизнес-процессов подразделяют на три уровня:

  • Нижний, включает автоматизацию процессов регулярно исполняющихся в компании. Он направлен на решение оперативных задач, поддержку определенных параметров и сохранение режима работы;
  • Тактический, автоматизирует процесс распределения задач между отсеками нижнего уровня, при которых связываются, например, процессы производства, управления запасами и документооборот;
  • Стратегический, представляет наиболее сложный этап, включающий задачи проведения аналитики и составления прогнозов. Он используется для оптимизации работы высшего руководства организации, помогая им принять наиболее эффективные решения.

Использование автоматизированных систем – неизбежное требование времени, оно позволяет лучше ориентироваться в мире больших объемов информации и быстрых решений.